KSeF, co nam przyniesie, czym zaskoczy?

Prawdopodobnie każdy już słyszał o nadchodzącym obligatoryjnym KSeF (Krajowy System e-Faktur), który zastąpi dotychczasowy sposób wystawiania i przesyłania faktur (PDF, papier, e-mail), wprowadzając obowiązek wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych, przekazywanych i odbieranych wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu Ministerstwa Finansów.

Korzystanie z KSeF będzie obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, wprowadzanym od 1.02.2026 kiedy obejmie największe podmioty w zakresie wystawiania i odbierania faktur ale też mniejsze firmy w zakresie odbierania faktur, za zakupy dokonane w tych dużych np. telefon, energia. Od 1.04.2026 obejmie w pełnym zakresie właściwie całą resztę, w tym także Was, co w praktyce oznacza, że już od lutego 2026 r. również Państwa firma – nawet jeśli sam obowiązek wystawiania faktur wejdzie dopiero od 1 kwietnia 2026 r. – będzie musiała odbierać faktury zakupowe przez KSeF, aby je prawidłowo rozliczać.

Oznacza to konieczność:

• posiadania aktualnego oprogramowania z funkcją obsługi KSeF,

• odpowiedniej konfiguracji uprawnień (np. dla właściciela, pracowników, biura rachunkowego),

• poznania zasad wystawiania, odbioru i przechowywania faktur elektronicznych,

• oraz dostosowania dotychczasowych procedur do wymogów systemu i zasad wymiany danych z biurem rachunkowym

W związku z tym uruchomiliśmy kompleksowy proces przygotowania się biura i naszych klientów do współpracy na nowych zasadach. Celem jest zapewnienie pełnego wsparcia technicznego, organizacyjnego i merytorycznego, aby pomóc przejść przez ten proces bez zbędnego stresu i niepotrzebnych kosztów (np. wielu dostawców oprogramowania zapowiada opłaty za każdą fakturę przesłaną w KSeF).

Aby proces wdrożenia KSeF przebiegał sprawnie proponujemy usługę wdrożeniową obejmującą:

 • analizę używanego oprogramowania i jego gotowości do integracji z KSeF,

 • pomoc w konfiguracji i nadaniu uprawnień w dostępie do KSeF

 • opracowanie zasad obiegu faktur sprzedażowych i zakupowych od i do biura

 • szkolenie z obsługi systemu KSeF i praktycznej obsługi faktur ustrukturyzowanych

 • konsultacje i doradztwo przy wdrożeniu KSeF

 • opcjonalne - administrowanie KSeF w imieniu klienta (np. odbieranie faktur, przekazywanie danych do biura).

Usługa wdrożeniowa będzie odpłatna, z zakresem i kosztem dostosowanym indywidualnie do potrzeb każdej firmy.

Harmonogram działań biura:

 • listopad 2025 r. – trwają szkolenia korporacyjne, testy oprogramowania od różnych dostawców i narzędzi KSeF,

 • grudzień 2025 r. – konfiguracja systemu i przygotowanie procedur wdrożeniowych,

 • styczeń–luty 2026 r. – indywidualny kontakt z klientami:

   ◦ spotkania w siedzibach firm lub w biurze rachunkowym,

   ◦ analiza oprogramowania i sposobu wystawiania faktur,

   ◦ wybór wariantu współpracy i konfiguracja KSeF, nadawanie uprawnień

   ◦ przygotowanie do odbioru faktur od dużych kontrahentów (od lutego)

 • do końca lutego 2026 r. – planujemy zakończenie wdrożenia KSeF w firmach naszych klientów w zakresie odbioru dokumentów zakupowych od dużych podmiotów, ustalenia zasad obiegu dokumentów i płaszczyzny współpracy z biurem.

 • do końca marca 2026 r. - zrealizujemy wszystkie zamierzone działania, Wy w swoich firmach, my w biurze i będziemy gotowi na KSeF.